Funciones del Almacenamiento:
La función de aprovisionamiento consiste en comprar los materiales necesarios para la actividad de la empresa (producción y/o venta) y almacenarlos mientras se inicia cada proceso de producción o comercialización.
El objetivo global de la función de aprovisionamiento es suministrar al departamento de producción los materiales necesarios (materias primas, recambios, envases...) para la fabricación y al departamento de ventas los productos que ha de comercializar, además de organizar las diferentes existencias que se generan en este proceso. Habitualmente se encarga de este proceso el departamento de compras o de aprovisionamiento.
La función de aprovisionamiento se compone de tres aspectos fundamentales: compras, almacenamiento y gestión de inventarios.
• En primer lugar, el encargado de realizar las compras de productos que necesita el departamento de producción o el departamento comercial (dependiendo de si la empresa es productora o es comercial) ha de tener en cuenta: el precio, la calidad, el plazo de entrega, las condiciones de pago, servicio posventa, etc. Esto implica hacer una óptima selección de los proveedores para rentabilizar al máximo estas variables, que determinan la realización de las compras.
• En segundo lugar, la función de aprovisionamiento implica disponer de almacenes para guardar los productos comprados hasta que el departamento de producción los necesite. Una vez que se ha fabricado el producto, éste también se ha de almacenar mientras el departamento comercial no lo venda a sus clientes. Para todo esto se necesita un espacio físico donde ordenar y guardar convenientemente los productos comprados o fabricados, es decir, un sistema organizativo para clasificar y gestionar las existencias almacenadas.
• Y en tercer lugar, es necesario desarrollar un sistema de gestión de inventarios, que tiene como objetivo determinar la cantidad de existencias que se han de mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa para la producción y la comercialización.
Por todo ello, la función de aprovisionamiento supone un período de tiempo, ya que hay un conjunto de actividades que tienen un orden cronológico. Así pues, podemos considerar el ciclo de aprovisionamiento como el periodo que existe entre la realización de la compra y el momento en que son entregados los productos vendidos a los clientes.
TRAMITACION DE PEDIDOS
1. ¿Qué es el procesamiento de pedidos?
El procesamiento de pedidos, es la forma en que las empresas procesan y organizan una compra que se ha realizado por parte del consumidor. La compra puede ser de cualquier número de cosas. Esta compra puede ser: productos, servicios, información o reparaciones, todas estas formas de compras, requieren el procesamiento del pedido y la organización de la compra por parte de la empresa. Los centro de atención telefónica principalmente giran en torno a la tramitación de pedidos hecho por los consumidores o contestar a las preguntas de los cliente. Incluso si el consumidor sólo está llamando para hacer un comentario sobre la empresa o sus servicios, esto casi siempre debe quedar documentado, sobre todo si el centro de llamadas maneja la cuenta del cliente cuando se trata de reparación y producción. Las empresas deben tener algún tipo de procesamiento de pedidos para tener éxito; esto les ayudará a realizar un seguimiento de sus clientes, pedidos e información de contacto. Con este fin, los consumidores deben de llamar a las empresas para obtener información, la que deberá ser proporcionada a los clientes con comodidad y facilidad.
Con el procesamiento de pedidos no sólo se beneficia las empresas que lo utilizan. Los servicios de centro de atención telefónica y el procesamiento de pedidos también permite a los clientes ciertos beneficios. Por ejemplo, cuando las personas necesitan información sobre su orden, pueden acceder a esta información a través de la base de datos del centro de llamadas, que puede ser llevada a través de programas informáticos, e incluso en forma física, como los documentos hechos a mano. La información a la que se puede acceder puede incluir: número de cuenta del clientes, solicitudes realizadas, sean de reparación o relacionadas con nuevos productos, nombre y dirección de la empresa, así como número de teléfono, dirección de correo electrónico, sitio web, fecha estimada del servicio o producto, entre otros datos importantes.
Recepción y control de calidad de los materiales
Comprobación de facturas: Los detalles importantes de las facturas que deben comprobarse son: cantidad, esta comprobación debe hacerse confrontando la factura con la orden de compra, y el resultado del conteo físico de los materiales recibidos para ponerse a cubierto de los excesos a los defectos en los embarques o envíos. De esa manera se evita el pago de los materiales o productos no recibidos, o recibidos con fallas o excesos
Calidad: Si la calidad no está de acuerdo con las especificaciones, no debe recibirse el pedido, en consecuencia, tampoco debe conformarse la factura.
Precios: El departamento de compras es fundamentalmente responsable de los precios que deben pagarse por los pedidos. No obstante la personaencargada de recibir los materiales (pedidos) debe comprobar el precio aprobado por el departamento de compras a través de su orden.
Condiciones: Las condiciones son un punto completo cuya responsabilidad completa a los departamentos de compras y contabilidad. Pero el almacenista, dado la experiencia, debe revisar el asunto, especialmente en lo referente a riesgos de los materiales y daños sufridos, para determinar la reclamación correspondiente.
Guías de Remisión o Envíos: En oportunidades, los materiales vienen acompañados de simples de remisión o guías de despacho.